LWP | 属人化はなぜなくならないのか
属人化はなぜなくならないのか
担当者・現場責任者・部長の三つの視点
ストーリー
休暇を控えたシャケモンは、引継ぎを書いても仕事が気になります。終業後の職場で、コイ丸先輩、オイカワ部長と話し始めました。手順は渡した。それでも判断は自分に戻ってくる。三人の見ている景色は、どう違うのでしょうか。
1 休めるはずなのに、仕事が頭から離れない
図1｜休暇前の不安をたどると、処理だけでなく、判断と相談先の集中が見えてくる。
2 同じ属人化を、三人は違う位置から見ている
図2｜三人の違いは知識量だけではない。見える負担と、動かせる条件が違う。
3 自分でやれば早い。その実感には理由がある
図3｜その場では合理的な「自分でやる」が、次も一人に任せる構造を強めることがある。
4 共有は、作って終わりの仕事ではない
図4｜共有には初回の整理と、その後の更新・教育・確認がある。
5 会社も、共有しない安さを受け取ってきた
図5｜共有の費用を後回しにした効果は、担当者だけでなく現場や会社にも及ぶ。
6 引継ぎの日だけ、費用が大きく見える
図6｜日常に分散した効率と、引継ぎ時に集中する負担では、見え方が違う。
7 安く見えることと、総額で安いことは違う
図7｜日常の待ちや割込みまで含めて初めて、共有する場合との比較ができる。
8 過去の恩恵と、これからの選択を分けて考える
図8｜過去を公平に評価することと、将来も同じ運用を続けることは別の判断になる。
9 マニュアルを作った。それでも仕事が止まった
図9｜部長の架空の失敗談を通して、文書の完成と業務を再現できる状態の違いを考える。
10 手順だけでなく、判断の理由を引き継ぐ
図10｜手順に加え、判断の境界、資料の場所、権限、相談先まで引き継ぐ。
11 全部を同じ水準で共有する必要はあるか
図11｜停止の影響と代替の難しさを入口に、業務ごとの共有水準を考える。
12 共有していい、だけでは時間は生まれない
図12｜共有を正式な仕事にするには、教える側・受ける側の時間と、動かす仕事を決める必要がある。
13 評価するのは、ページ数か、代わりに回せたか
図13｜資料の量に加え、実行できた範囲と残る課題を見る。共有や学習に使った仕事も評価から落とさない。
14 本人抜きで試すと、三人の見立てが変わった
図14｜架空の小さな試行によって、資料の不足、役割の不足、権限の不足を区別する。
15 三人が、それぞれ引き受ける仕事
図15｜知識を整理する仕事、現場を回す仕事、組織の条件を決める仕事を、それぞれが引き受ける。
16 属人化との付き合い方を、会社として決める
図16｜専門性を活かしながら、依存する範囲と代替の条件を会社として選び、見直していく。
まとめ
属人化が続く背景には、本人が処理すれば早いという日々の合理性と、共有する仕事を後回しにできる仕組みがあります。その効率を受け取ってきたのは、担当者だけではありません。
ただし、共有にかけなかった費用だけを見れば、待ち、割込み、手戻り、不在時の停止を見落とします。過去の運用は期間全体で評価し、これからの運用は今後の費用と影響で選び直す必要があります。
担当者が知識を整理し、現場責任者が代替と練習を組み、部長が時間と優先順位を支える。三つの仕事がつながって、共有は一人の善意から組織の仕事になります。
今回の仕掛け
ここでいう属人化は、単に「詳しい人がいる」状態ではありません。知識、判断、利用権限、相談先が特定の人に集中し、その人が不在のときに仕事を進める条件が不足している状態として捉えています。
検討の入口は、止まった場合の影響と、代替の難しさです。さらに発生頻度、変更頻度、共有を維持する時間を重ね、業務ごとに共有する範囲を決めます。図11の四象限は、そのための整理例です。
資料を整えたら、受け手が実際に使って確かめます。できなかったことを文書不足と決めつけず、判断する役割、権限、相談経路も見直します。一度試した結果を全業務へ広げず、対象と条件、できた範囲、残る課題を残すことが大切です。
出典メモ
本記事は、著者の元ネタ「属人化はなぜなくならないのか」をもとに、担当者・現場責任者・部長の三つの視点で構成しました。人物の会話、部長の過去の経験、翌日の試行は説明のための創作です。図6の10年間は仮定であり、実測の費用や試験結果ではありません。
文書の量や詳しさを業務の性質に合わせて考える点では、ISO/TC 176のISO 9001:2015向け文書化情報ガイダンスを参考にしています。同資料は、必要な文書化の程度が組織規模、プロセスの複雑さ、人の力量などで異なることを説明しています。ISO「Guidance on the requirements for Documented Information of ISO 9001:2015」
費用の分け方、図11の四象限、三人の役割分担は、本記事のために整理した説明モデルです。
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